Oder: Qualität braucht Langsamkeit. Ich knüpfe an meinen letzten Artikel an “Ab heute beantworte ich E-Mails langsamer“. Ein Thema, das einige meiner Leserinnen beschäftigt und für Resonanz gesorgt hat. Es wurde die Frage gestellt, wie man dieses Gefühl bändigen kann, E-Mails sofort zu beantworten.
Unsere Gefühle
Dieses Gefühl „Mails sofort zu beantworten“ sitzt irgendwo im Nacken oder im Kopf. Es kribbelt in den Fingern. Gefühle treiben an, machen kirre, verwirren oder inspirieren. Dieses Gefühl scheint jedenfalls ziemlich zu nerven und ist nicht sehr willkommen. Man will “es” schnell weg haben. Diese Mail. Diese Antwort. Dieses Gefühl.
Es ist bekannt: Gefühle können wir nicht weg rationalisieren. Sie sind erstmal da. Gefühle sind oft verknüpft mit Gedanken und unbewussten Einstellungen. Es ist uns gar nicht bewusst, wieso und wozu (mit welchem Ziel) wir so fühlen.
Kommunikationskanäle
Wenn wir über E-Mails sprechen sind wir mitten drin in der Kommunikation. Es gibt einen Schreiber und einen Leser. Einen Absender und einen Empfänger. Dazwischen liegt eine Botschaft. Diese Botschaft kann eine Information sein, wichtig oder unwichtig, dringend und weniger dringend. Sie interessiert uns oder ist völlig Banane. Es gibt E-Mails, die wollen wir lesen, weil wir sie in Form von Newslettern abonniert haben, weil wir auf eine Antwort warten. Viele Mails interessieren uns nicht. Die wollen wir nicht lesen.
Tatsache ist:
1. E-Mails tragen eine Botschaft
2. E-Mails kreieren in Sekundenschnelle ein Gefühl und einen Gedanken
3. E-Mails beschäftigen uns – bewusst oder unbewusst
4. Der E-Mail-Kommunkation fehlt Gestik und Mimik. E-Mails können deshalb schnell missverstanden werden.
Die 5 Antreiber. Warum uns die Mails im Nacken sitzen?
In meinem Buch „Finde Deine Lebenstempo“ (Kapitel 2) beschreibe ich sehr ausführlich die 5 Antreiber. Es ist ein Modell, mit dem man die eigenen Gefühle und das eigene Handeln besser versteht.
Die Theorie: Aus einem unguten Gefühl, dem „sich nicht OK fühlen“, will man heraus in dem man
- perfekt ist
- schnell ist
- sich anstrengt
- es immer allen recht macht
- stark ist
Kommt Ihnen da etwas bekannt vor? Wenn man also so einen Antreiber-Schalk im Nacken hat, dann kann es schon passieren, dass man aus den verschiedensten (unbewussten) Gefühlen und Gedanken heraus, zu einer Mail-Antwort neigt.
So ein (unbewusster) Monolog kann sein „Ich beantworte die Mail jetzt mal eben … dann geht es mir gleich besser: Ich hab mich angestrengt, oder es jemandem recht gemacht, ich habe Stärke bewiesen, ich bin perfekt oder schnell. Jetzt ist sie aus meinem Kopf“.
Der Weg zum Wesentlichen
Schauen wir uns ein anderes Modell an: Die Zeitmanagement-Matrix von Covey. Sie kommt aus dem Buch: Der Weg zum Wesentlichen. Verbunden mit der Frage: Ist es dringend oder wichtig? Covey beschreibt 4 Quadranten:
Quadrant I: dringend/wichtig: Notwendigkeit
Krisen und drängende Probleme müssen sofort erledigt und gelöst werden.
Quadrant II: nicht dringend/wichtig: Qualität ( 
ja schau her!)
All unser Tun ist wichtig aber nicht dringend. Das Interessante hierbei ist, dass nun jeder Einzelne selbst entscheidet, was für ihn wichtig ist. Wir entscheiden, wir nehmen uns Zeit, wir planen und denken nach. Hier steckt die Weisheit drin: Qualität braucht Langsamkeit.
Quadrant III nicht wichtig / dringend: Täuschung
Hier machen wir uns oder andere uns etwas vor, dass etwas dringend und wichtig ist.
Quadrant IV nicht wichtig / nicht dringend: Verschwendung
Spricht für sich …
Der Quadrant sieht auf unser Thema übertragen so aus, hier können Sie sich das PDF herunterladen:
E-Mails sichten und lesen. So kann’s zukünftig gehen:
In einem E-Mail-Workshop fand ich diese Frage: Liest Du noch oder löschst Du schon?
Sie bezieht sich auf die Betreffzeile. Welche Information steht hier drin? Ist sie knackig? Ist sie einladend? Bringt sie auf den Punkt, um was es in der Mail inhaltlich geht? Jetzt können Sie entscheiden: Will ich das lesen? Lösche ich sie gleich?
Wann nehme ich mir die Zeit, meine Mails zu lesen?
1 x täglich? Öfters? Morgens, mittags, abends? Wie passt es für Sie am besten und wie oft? Sehr oft plädiere ich dafür, morgens zuerst ein wichtiges Projekt zu erledigen und danach erst Mails zu sichten. Den Tag nicht mit den Mails beginnen … es besteht die Gefahr, dass man sich verzettelt. Aber klar, wenn Sie auf eine dringende Nachricht warten, dann werden sie in Ihren Posteingang schauen (… und sehen all die anderen Mails auch … wappnen Sie sich 
)
Welche Mails sind dringend? Und für wen?
Markieren Sie sich die Mails, die Sie beantworten wollen farbig. Machen Sie ein „To do“ daraus, wenn es zeitlich anspruchsvoll wird.
E-Mails beantworten
Beantworten Sie Ihre Mails mit einer Antwort-Betreffzeile, die das Wichtigste mitteilt. Kurze Mails und knackige Mails bringen es auf den Punkt. Denken Sie immer daran, dass Ihr Gegenüber genauso wenig Zeit hat wie Sie.
Alternativ speichern Sie Ihre E-Mail-Antworten als Entwurf ab und lassen das Thema sacken. Vielleicht wollen Sie noch etwas ergänzen oder einfügen. Mit dem zweiten Blick werden die Mails noch besser.
Wann beantworten Sie Mails am besten? Vormittags oder Nachmittags? Vielleicht mögen Sie einen festen Zeitpunkt dafür in Ihren Kalender eintragen. Halten Sie sich an diesen neuen Rhythmus.
E-Mails versenden
Wann ist ein guter Zeitpunkt für den Mailversand? Alles ist erlaubt zwischen morgens bis 18 Uhr. Wer spät noch Mails beantwortet, achtet vielleicht nicht auf ausreichend eigene Erholung. Denken Sie an die Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit. Welchen Eindruck hinterlassen Sie gegenüber einem Kunden, wenn Sie noch spät abends Mails beantworten? Es macht mehr Sinn, die Mail am nächsten Tag zu versenden.
Fazit zum Gefühle bändigen:
Wir dürfen uns Qualität erlauben. Qualitätszeit und Zeitqualität. Wir achten auf unsere Gefühle.
*Du darfst Dir Zeit nehmen
*Du darfst auch mal Fünfe gerade sein lassen
*Du bist wichtig
*die Mail darf auch erst morgen beantwortet werden
*es darf leicht gehen
Gefühle können wir nicht bändigen aber kanalisieren. Sie sind wichtig. Wir nehmen sie ernst, wir setzen uns mit ihnen auseinander. Wir steuern unsere E-Mail-Kommunikation mit Herz und Köpfchen. Unsere Mail-Antworten haben Qualität!
Einverstanden?